Entrepreneurs : comment digitaliser vos événements ?

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Avec le confinement, les recherches sur la "digitalisation" ont explosé.
Avec le confinement, les recherches sur la "digitalisation" ont explosé.
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© Adobe Stock, nikomsolftwaer

Les présentations en grand comité, les soirées d'entreprise et autres ne sont pas prêtes de revenir à la mode. La crise sanitaire modifie complètement la manière de penser le travail. Une des solutions apparentes est le virtuel, vers lequel nombreuses boîtes se tournent pour garder le rythme tout en tenant les distances réglementaires. Comment se lancer dans la "digitalisation" d'un événement ?

Avec le confinement, les recherches sur la "digitalisation" ont explosé au printemps 2020. Avec la généralisation du télétravail et maintenant une reprise partielle du présentiel, la demande est maintenue. Les bouleversements mondiaux imposent, malgré eux, la transition digitale aux entreprises. Cette méthode totalement en ligne est une assurance de maximiser le nombre de participants, plus dérangés par des soucis d'emploi du temps ou de déplacements. Il suffit simplement d'une connexion pour rejoindre virtuellement ses collègues, ses clients ou ses investisseurs.

Définir le type d'événement digitalisé

Plutôt conférence, salon, stand privé, ou simplement présentation d'un lancement de produits ? Les technologies ouvrent un champ des possibles extrêmement vaste comme le confie l'équipe de l'agence Goodnight à E-Marketing. Julien Maselli, le CEO, explique : "Nous pouvons par exemple créer des rooms accessibles en réalité virtuelle et dans lesquelles vous êtes représenté par un avatar, comme dans le jeu 'Second Life'. Il est possible d'intégrer un logo et des produits, dans un décor de salle de réunion ou d'un showroom prenant la forme d'un appartement haussmannien..." Il poursuit : "Nous pouvons faire livrer aux journalistes un masque de réalité virtuel à usage unique. Mais des solutions plus légères existent. Un de nos prestataires peut par exemple intégrer une représentation d'un produit à une visioconférence classique, sur Zoom et sur Skype."

Mettre la question du budget sur la table

Proposer une réunion sur Microsoft Teams ou Google Meets n'a pas le même rendu et pas non plus le même coût que sur Switch, Discord ou qu'une modélisation 3D d'un espace. De même, le choix de la réalité virtuelle appelle un équipement adéquat. La solution de la digitalisation est facile d'accès, plus pratique pour tous, sans limite de capacité mais pas forcément moins dépensière ! Si certains outils digitaux et virtuels sont gratuits, l'appel à des graphistes et autres spécialistes pour créer un environnement entier peut rapidement faire grimper la note. Selon le niveau de personnalisation demandé pour cette interface, le projet peut prendre plusieurs semaines et être facturé plusieurs milliers d'euros. L'avantage est que cet "univers" pourra servir à de nombreuses reprises avant que les employés retrouvent le sens du contact laissé dans le monde pré-pandémique.

Ne pas lésiner sur les détails du contenu informatif et visuel

Qu'est-ce que les invités doivent retenir de ce moment passé ? Comme pour tout accueil et tout oral, les objectifs doivent être fixés au préalable. Lors d'un événement virtuel, les participants sont installés devant leur écran, qu'ils vont fixer pendant un long moment. Autant le dire clairement : le moindre détail n'échappera pas à une armée d'yeux rivés sur l'animation. En plus d'être divertissant, il se doit d'être visuellement attrayant, de maximiser l'interaction. L'idée est de capter l'attention pour ne pas laisser l'invité succomber à la tentation de cliquer sur la fameuse petite croix pour s'éclipser.

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