Frais de déplacement : comment se faire rembourser par son employeur ?

Dans le cadre d'une activité professionnelle, un employé supporte un certain nombre de frais de déplacement pour se rendre sur son lieu de travail. Que vous utilisiez les transports en commun ou votre voiture, votre entreprise peut participer à ces frais, selon certaines conditions. Découvrez ici comment se faire rembourser et dans quels cas.

Se faire rembourser ses frais de déplacement n'est pas toujours clair pour tout le monde. Les coûts entre l'utilisation d'une voiture et les transports en commun sont également différents. Il y a quelques subtilités à connaître afin de savoir comment récupérer ses dépenses par le biais de son employeur et ne plus jamais s'interroger sur ses différentes possibilités.

La prise en charge de l'abonnement de transport

Le remboursement des frais de transports publics est une obligation légale inscrite dans l'article L.3261-2 du code du travail. Il stipule que l'employeur prend en charge dans une proportion et des conditions réglementées, le prix des titres de transport souscrits par ses salariés, sur le trajet domicile-travail. Généralement, l'employeur prend en charge à hauteur de 50% du prix de l'abonnement (Pass Navigo, Abonnement SNCF ou autre). Pour se faire rembourser, il faudra payer votre abonnement et faire parvenir une facture à votre entreprise avec une déclaration sur l'honneur de l'utilisation des transports en commun, afin d'obtenir le remboursement dû.

Au même titre que les transports en commun, les entreprises prennent également en charge l'abonnement aux mobilités douces (vélos simples ou électriques et les trottinettes). Là aussi, il sera nécessaire de présenter un justificatif d'utilisation pour le remboursement.

La prise en charge du trajet en voiture personnelle

Dans le cas où vous utilisez votre véhicule personnel pour aller au travail, il existe plusieurs conditions de remboursement. Ne s'agissant pas d'une obligation légale, votre entreprise peut décider ou non de prendre en charge vos frais de déplacement. Cette prise en charge donne généralement lieu à la signature d'un accord collectif (entre l'employeur et l'organisation syndicale ou le CSE).

Le code du travail indique deux types de cas pour lesquels ces frais peuvent être pris en compte :

• Le salarié n'a pas d'autre choix que d'utiliser sa voiture au vu des horaires de travail et de l'impossibilité d'utiliser un mode collectif de transport.

• Le lieu de travail ou la résidence du salarié est situé hors de la région Île de France ou hors du périmètre de transports urbains défini par l'article du code du travail.

En revanche, l'entreprise est contrainte de rembourser les frais engagés lors d'un déplacement lié à une activité professionnelle. Un barème des indemnités kilométriques permet de calculer le montant dû. Le calcul des frais se fait selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule (voiture, moto ou vélomoteur). L'URSSAF indique ce baromètre pour chaque type de véhicules.

La prise en charge des transports professionnels

Dans le cas de voyages d'affaires (en avion, train ou taxi), l'employeur peut être amené à avancer le paiement des frais. Dans le cas inverse, l'entreprise sera tenue de rembourser les différentes dépenses de transport de l'employé, sur présentation de justificatifs.